Boost je planning met deze tips

Blog door

Max

Iedereen wil zo snel mogelijk klaar zijn met het werk van de dag en dit werk opleveren met de beste kwaliteit. Dit zorgt voor een voldaan gevoel, een tevreden klant en een leeg hoofd. Maar hoe zorg je er nou voor dat je dit voor elkaar krijgt? Een goede planning! Vandaar deze 5 tips om dit werkelijkheid te maken:

Houd het overzicht

Begin bij het begin, zorg voor een goed overzicht. De basis van een duidelijk overzicht is een to-do lijst. Hier lees je meer over in onze blog. Deze lijsten zijn vaak te verwerken in handige (vaak gratis) tool! Door gebruik te maken van een projectmanagement tool, zorg je ervoor dat het hele team op dezelfde manier werkt met to-do lijsten. Hiermee creëer je een omgeving waarin teamleden zichzelf managen en een projectmanager alsnog een plek heeft om het globale overzicht van het team te overzien.

Plan in blokken van 2 uur

Met alleen een to-do lijst ben je er natuurlijk nog niet. Een belangrijk aspect van een goede planning is het opdelen van jouw workload in duidelijke taken. Een handige tip is het plannen van taken in blokken van maximaal 2 uur. Door te werken in blokken van 2 uur maak je de taken overzichtelijk en afgebakend. Het voorkomt ruis en voorkomt dat er wordt geswitcht tussen taken.

Daarnaast zorgt plannen in blokken van 2 uur dat je kritisch kijkt naar je workload. Je bent voordat je aan de taak begint al bezig geweest met een tijdsinschatting en kan deze hierdoor beter nakomen.

Zorg dat je op de hoogte bent van het werk van jouw teamleden

Een grote valkuil bij het maken van een planning is geen rekening houden met de rest van jouw team. Vooral in multidisciplinaire teams komt het vaak voor dat een teamlid hulp nodig heeft met een taak. Daarom is het noodzaak om goed op de hoogte te zijn van de werkzaamheden van alle teamleden. Dit kan je oplossen door, bij het opstellen van jouw persoonlijke planning, mee te kijken in de algemene planning wanneer er een projectmanagement tool wordt gebruikt.

Een andere manier om inzicht te krijgen in het werk van het hele team, is het gebruik van een stand-up meeting. In deze meeting wordt iedere ochtend besproken wat ieder teamlid de dag ervoor heeft gedaan, de aankomende dag gaat doen en waarbij er hulp nodig is. Meer lezen over stand-up meetings kan hier.

Houd ruimte voor vrije tijd

Veel mensen proberen hun dag zo strak mogelijk in te plannen, maar in onze optiek is dat niet de optimale manier om gebruik te maken van je tijd. Laat wat ruimte vrij voor vrije tijd. Dit kan je gebruiken om je benen te strekken, bij te praten met een collega of je hoofd even leeg te maken. Dit bevordert je creativiteit en zorgt ervoor dat er wat speling is in jouw planning.

Hoe doen we de planning bij Another Concept?

Bij Another Concept starten we de dag met een stand-up meeting. Hierin vertelt ieder teamlid wat hij of zij de vorige werkdag heeft gedaan, wat er vandaag gedaan wordt en waarbij er hulp nodig is. Alle taken worden zowel in een notitieboekje als in het projectmanagement programma Basecamp bijgehouden.

Daarnaast houden we altijd tijd vrij om in beweging te blijven. Om dit consistent te blijven doen, worden er iedere week verschillende challenges bedacht, vaak met een fitte twist.

Een werkdag bij Another Concept is ook korter dan we normaal gewend zijn. In plaats van de gebruikelijke 8 uur, duurt een werkdag bij Another Concept vaak 6 uur. Hier maken wij gebruik van zodat ieder teamlid alleen de meest productieve uren van zijn of haar dag gebruikt. De 2 extra uren worden vaak besteed aan een creatieve hobby of een sportieve hobby. Deze extra uren creëren meer creativiteit op de werkvloer.